Emailing In English 📧

Do you ever write emails in English⁇

名古屋伏見英会話スクール ロケイシャス (LoQuacious)・(エルキュー LQ)です!!

英語でメールをやり取りする際に役立つ方法をご紹介します。

件名、書き出しから最後の締めくくりまで、ぜひ参考にしてください!!

①→ 件名はわかりやすく簡潔にかつ具体的に

間違いなく、件名は受信者が最初に読むものです。 メールを開くかどうかの決定は、件名がどのように表示されるかに大きく依存します。

件名はシンプルで具体的であり、かつキャッチーであることを意識しましょう。 メッセージの内容を簡潔に要約するキーワードを使用するといいでしょう。

返信メールに表示される「Re:」はRegardingを意味し~にについて、関しての意味です。

例えば「Regarding your inquiry about English class.」「お問合せいただきました英語のクラスについて」などと使えます。

以下の単語をしようしてもいいでしょう。

「URGENT」は緊急の時に

「FYI」は「for your information」の略語で「ご参考までに」を意味します。

「NRN」は「No Reply Needed」の略語で「返信不要」を意味します。

「EOM」は「End Of Mail」の略語で「以上です」を意味し、件名のみで要件を伝えることが出来る際最後に使います。

 

②→ 本文は挨拶で始める

メールの書き出しの挨拶にはさまざまなバリエーションがありますのでご紹介します。

Dear (First Name) (Last Name)

Dear Mr.・Ms. (Last Name)

Dear Mr.・Ms. (First Name) (Last Name)

Dear Dr. (Last Name)

To whom it may concern (ご担当者様)

受信者が不明な場合(「関係者」の場合)を除き、連絡先の名前は常に重要です。 必要に応じて、電話して相手の名前を尋ねるのをためらわないでください。

「おはよう」や「こんにちは」などのあいさつ文を使う人もいます。 それはあなたの関係がどれほど正式であるかに完全に依存します。

 

③→ 感謝の言葉を忘れずに

メールに返信が来た場合、「Thank you for your prompt reply.」「ご迅速なご返信ありがとうございます」などと書いて、感謝を表す必要があります。

これは英語に限らず日本でも大切なことですね。

 

④→ 明確かつ正確であること

メールでは目的を明確に定義するようにしてください。

「I am contacting as~」「私は~のことで連絡しています」または「I am writing to you in reference to・regarding~」「~に関しての連絡です」と書きだしましょう。

これは、読者がメールの目的を理解するのに役立ちます。

多くのメールをやり取りする人が多いので、内容が明確かつ正確であることはとても重要です。

メールの目的を具体的に示すことで、メールの時間を節約でき、大変感謝されます。

 

⑤→ 普段使いかフォーマルか

英語には敬語が無いなんて聞いたことがある人もいるかもしれませんが、そうではありません。

相手、関係などによって使う単語が変わります。それはメールでも同じです。

「Can you~??」「~できる⁇」→「I was wondering if you could~.」「可能でしょうか⁇」

「Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.」「ごめんなさいその日は忙しくて会えないわ。」→「I’m afraid I will not be available to make it that day.」「誠に恐れ入りますが、生憎その日は都合をつけることが難しいです。」

 

⑥→ 最後に

メールを終了する前には、「Thank  you for your consideration.」「ご配慮ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」や

また、「Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.」「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」

または「I look forward to hearing from you.」「ご連絡をお待ちしております」と追加することもよくあります。

 

⑦→ メールの締めくくり

以上でほとんど完成ですが締めくくりに適したフレーズを最後にご紹介します。

有終の美を飾りましょう!!

「Your sincerely.」
「Best regards」「Kind regards」
「Thank you」「Take care」「Have a nice day」

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